1. Навіщо потрібна оптимізація
2. Як зрозуміти, що оптимізація необхідна
3. Етапи роботи по оптимізації
4. Методи оптимізації бізнес-процесів
5. Приклад оптимізації бізнес-процесів
6. Типові помилки оптимізації

Розвиток бізнесу - процес безперервний і динамічний. З розширенням сфери діяльності, впровадженням нових технологій все гостріше стає потреба в модернізації підприємства з метою збільшення прибутку. Ефективному вирішенню цього завдання сприяють роботи по оптимізації.

Оптимізація бізнес-процесів - комплекс заходів, спрямованих на підвищення ефективності діяльності компанії. Всупереч поширеній помилці, для цього необов'язково наполовину скорочувати штат і вводити на підприємстві тотальну економію. Важливіше позбутися елементів бізнесу, які перешкоджають досягненню мети. Головне - вчасно визначити доцільність проведення заходу, щоб уникнути фінансових втрат.

Навіщо потрібна оптимізація

Максимально зменшити витрати - перше, що спадає на думку бізнесменам, яких не влаштовує прибуток або ефективність управління організацією. Але ні звільнення співробітників, ні пошук «дешевих» підрядників бажаного ефекту, як правило, не дають. Причина - в неправильному розумінні бізнес-завдання. Не виключено, що вам потрібно провести аудит бухгалтерії .

Незалежно від виду бізнесу оптимізація починається з визначення кінцевого орієнтиру. Потім потрібно вибрати найкоротший шлях, який приведе до нього з мінімальними втратами. Оптимальний стан бізнесу - випустити продукт, товар або послугу з мінімальними витратами і збільшити його продажу. Це глобальне завдання, з якої важливо «вичленувати» найбільш важливу для конкретної фірми, наприклад:

• Зменшити собівартість товару (послуги);
• Скоротити час на виконання кожної операції;
• Поліпшити якість продукції (послуг);
• Підвищити прозорість відбуваються в організації бізнес-процесів, посилити контроль над функціями окремих підрозділів;
• Вивільнити фінансові ресурси, необхідні для розвитку підприємства;
• Удосконалити управління організацією, планування діяльності;
• оптимізувати ведення бухгалтерії, податкові платежі (цю функцію краще вивести
  на аутсорсинг ).

Дії щодо оптимізації бізнес-процесів компанії ефективні на будь-якому етапі розвитку, так як дозволяють побачити існуючі проблеми та зрозуміти способи їх усунення.

Як зрозуміти, що оптимізація необхідна

Усвідомити необхідність в перетворенні усталених дій дозволяють чіткі ознаки:

• Відсутність ретельного контролю щодо основних аспектів виробництва;
• Недостатньо висока якість продукції або послуг;
• Повільне прийняття рішень, затягування з їх виконанням;
• Невиправдані витрати (як тимчасові, так і матеріальні) на виконання окремих операцій;
• Відсутність чіткого поділу відповідальності між співробітниками підрозділів;
• Відсутність результатів всупереч збільшенню витрат;
• високе податкове навантаження, часті візити інспекторів ФНС (як пройти перевірку податківців читай тут ).

Практично це може виражатися в порушенні термінів доставки, збільшенні кількості бракованої продукції, зростанні невдоволення з боку клієнтів, затримки з нарахуванням податкових платежів.

Етапи роботи по оптимізації

При складанні плану враховуються специфіка підприємства, кількість персоналу, організація співробітників. При оптимізації бізнес-процесів покрокове керівництво буде таким:

1. Складання детальної картини відбуваються в організації процесів: як підрозділи взаємодіють один з одним, як відбувається прийняття рішень, як проводяться приймання та відвантаження продукції і т. Д.
2. Визначення показників ефективності. Зазвичай це тимчасові і матеріальні витрати на випуск товару або послуг. До уваги потрібно приймати і думка співробітників, які безпосередньо беруть участь у виробництві;
3. Аналіз існуючої роботи для виявлення втрат ефективності - на якому етапі це відбувається, з якої причини?
4. Пошук надлишкових вузлів. До них відносяться проміжні операції, які не є обов'язковими, дії, які можна повністю або частково виключити або модернізувати їх;
5. Моделювання бізнес-процесу, яким він повинен стати після всіх зусиль;
6. Реалізація отриманої моделі.

Через деякий час виконується аналіз отриманого результату і його фіксація, якщо вдалося домогтися задуманого. Важливо, щоб в реалізації проекту брали участь всі співробітники. Позитивне ставлення персоналу до майбутніх змін підвищує ефективність модернізації.

Читайте також: 7 способів підвищення рентабельності продажів

Методи оптимізації бізнес-процесів

Удосконалення існуючих виробничих і управлінських операцій відбувається з використанням різних способів.

1. SWOT-аналіз - метод, що припускає ретельний аналіз сильних і слабких сторін бізнесу, можливих ризиків і перспектив розвитку. Планування стратегії включає усунення вразливих вузлів і зведення до мінімуму зовнішніх загроз. Дозволяє сформувати загальну картину того, що відбувається на підприємстві і спрогнозувати вплив зовнішніх факторів;
2. Бенчмаркінг - спосіб, в ході якого аналізується діяльність ефективних конкурентів в аналогічній сфері. Виявлення і аналіз продуктивних чинників розвитку конкурентних фірм дозволяє оцінити переваги впровадження в власний бізнес. Складність методу полягає в тому, що подібна інформація відсутня у відкритому доступі і її отримання пов'язане з певними проблемами;
3. Причинно-наслідковий спосіб (діаграма Ісікава або «риб'яча кістка») - визначення причин, що негативно впливають на функціонування організації. Побудова діаграми спрощує розуміння проблеми - до яких наслідків призводить кожен фактор. Попереднє використання бенчмаркінгу і SWOT-аналізу спростить завдання;
4. FAST або мозковий штурм - методика швидкого прийняття рішень. В основі лежить експрес-аналіз окремих дій групою співробітників. На вироблення рішень виділяється кілька днів. Кожен учасник пропонує способи оптимізації бізнес-процесів, які, на його думку, допоможуть домогтися поліпшення результатів. Остаточне рішення приймає керівництво підприємства;
5. Інжиніринг - вдосконалення шляхом застосування інформаційних технологій. Має на увазі точний і повний аналіз всіх операцій окремо, визначення шляху поступової модернізації з урахуванням потреб клієнтів;
6. Реінжиніринг - радикальна методика, що базується на повній зміні бізнес-процесів для досягнення різких змін у функціонуванні підприємства. Має на увазі впровадження інноваційних технологій, удосконалення технічних засобів виробництва, залучення інвестицій. Вимагає участі професійної команди менеджерів.

Приклад оптимізації бізнес-процесів

Компанія «N» виробляє продукцію, яка реалізується по всіх регіонах Росії. Є власний логістичний центр, виконується доставка товару своїм транспортом. Приводом для впровадження змін стало підвищення витрат на утримання центру і, незважаючи на це, відсутність поліпшення результатів. Головне завдання - знизити витрати, не втративши при цьому клієнтів, а навпаки, збільшивши їх кількість.

Спочатку знайдені рішення:

1. Оновити автопарк, тим самим заощадивши на обслуговуванні та ремонті;
2. Купувати паливо з більш низькою ціною;
3. Підвищити тарифи на доставку.

В ході вивчення роботи підприємства ці рішення визнані неефективними. Після застосування таких технологій оптимізації бізнес-процесів, як бенчмаркінг і причинно-наслідковий аналіз, виявлені слабкі точки: недостатня кількість транспорту, тривалі терміни доставки, низька ефективність пунктів самовивозу. На підставі отриманих даних були вироблені дії з модернізації:

1. Передати частину операцій по доставці на аутсорсинг (транспортним організаціям);
2. Надати знижки клієнтам, які готові забирати товар самостійно;
3. Відкрити філії з виробництва основної продукції в регіонах.

Таким чином, ефективне управління оптимізацією бізнес-процесами дозволило скоротити витрати і збільшити прибуток компанії на 12%.

Читайте також: 10 способів знизити витрати в роздрібному магазині

Типові помилки оптимізації

Помилка Як виправити Відсутність чітких орієнтирів Головне правило - точно визначити завдання, які потрібно вирішити в ході удосконалення. Розмиті установки не приведуть до бажаного результату. Неправильне визначення - підвищити прибуток. Правильно - знизити собівартість товарів, збільшити кількість клієнтів Ухвалення інтуїтивних рішень Необхідний планомірний аналіз всіх операцій, в іншому випадку велика ймовірність вибрати той варіант рішення задачі, який інтуїтивно здається єдино вірним, але по факту таким не виявляється Захоплення другорядними, незначними для функціонування підприємства деталями Поширена помилка, при якій вирішуються проблеми, які надають непрямий вплив на результат. Причина - у відсутності ретельного аналізу Відсутність ретельного дослідження існуючих бізнес-процесів Бажання заощадити призводить до відмови від вивчення сильних і слабких сторін фірми. Але починаючи з безпосереднього впровадження оптимізаційних методів, можна домогтися абсолютно протилежного результату

Тут представлені найбільш поширені помилки. Список неправильних кроків може бути набагато ширше - він включає відсутність професіоналізму у фахівців, неправильний вибір інструментів. Тому важливо заздалегідь вирішити: чи впораєтеся ви власними силами або доцільніше найняти сторонніх консультантів.

Автор: Ірина Клімакіна