Кінцева мета будь-якого бізнесу - отримання прибутку, і тому компанії і організації завжди прагнуть до зростання виручки і зниження витрат. Це питання економічної ефективності, рентабельності бізнесу. Практика показує, що в умовах сьогоднішньої конкуренції знизити витрати зазвичай набагато легше, ніж збільшити прибутки компанії. І одним з ефективних шляхів зменшення витрат є оптимізація витрат на персонал.

Існує два варіанти зниження витрат на персонал:

• оптимізація чисельності персоналу. Йдеться про скорочення штату співробітників, але при цьому повинні бути виконані дві умови. По-перше, незважаючи на скорочення, необхідно добитися гарантованого виконання виробничої програми. По-друге, витрати на персонал повинні вписуватися в певну заздалегідь суму;

• оптимізація робочих процесів. Це удосконалення організації праці, модернізація штатного розкладу, залучення більш ефективних технологій, більш економічний підхід до використання офісних площ і т.д. Таким чином можна домогтися значного зниження господарських і організаційних витрат, пов'язаних з персоналом.

У будь-якому випадку до оптимізації витрат на співробітників слід підходити як до окремого проекту, який підлягає чіткому плануванню. Необхідно визначити реальний стан справ по частині витрат на персонал, прорахувати рівень завантаженості працівників, продуктивність праці та інші чинники. І після детального аналізу можна розробляти заходи щодо зниження витрат, пов'язаних з персоналом.

На чому можна заощадити?

Витрати на співробітників - це не тільки зарплата і відрахування з фонду оплати праці, а й цілий список інших витрат.

У додаткові витрати входять:

• витрати на соцпакет і пільги для співробітників;

• витрати на облаштування та утримання робочого місця;

• витрати на підбір кандидатів, навчання і перепідготовку співробітників;

• витрати на заходи з техніки безпеки;

• витрати на бухгалтерське обслуговування;

• витрати на корпоративні заходи;

• інші витрати, що залежать від специфіки компанії.

Таким чином, оптимізація чисельності працівників веде істотного зниження не тільки основних, але і додаткових витрат.

Способи оптимізації витрат на персонал

Розглянемо основні загальні напрямки, за якими можна оптимізувати витрати на персонал організації.

1. Модернізація організаційної структури

Це один з найбільш ефективних шляхів зниження витрат. Він включає в себе скасування зайвих посад, виявлення і усунення дублюючих функцій, відмова від видів діяльності, які не створюють доданої вартості.

2. Виведення працівників за штат

До даного напрямку можна віднести аутсорсинг або аутстаффінг персоналу , А також інші методи виведення співробітників за штат. При правильному підході економія тут може бути досить значною.

3. Оптимізація системи оплати праці

Йдеться про те, щоб зробити максимальної залежність зарплати від результатів праці. Робити це краще поступово, крок за кроком знижуючи фіксовану частину доходу і піднімаючи його змінну частину. Такий підхід служить підвищенню мотивації працівників, сприяє поліпшенню продуктивності праці.

4. Зниження господарських витрат

Цей напрямок включає в себе відмову від зайвих сервісів, створення мобільних робочих місць, введення позмінного робочого розпорядку, оптимізацію офісних площ. Сюди ж входить економія на різних дрібницях, пов'язаних з персоналом (міжміські дзвінки, інтернет-трафік і т.д.).

Кілька перевірених працюють методик

1. Аутсорсинг і аутстаффінг

Послуги аутсорсингу персоналу вже не перший рік користуються зростаючим попитом. Доручивши частину своєї діяльності професійного партнера, ви виключаєте всі додаткові витрати, пов'язані з обслуговуванням співробітників. фактично це оренда робочого персоналу без зарахування в штат компанії, і платите ви тільки «орендну плату» за встановленим тарифом. Відпадає необхідність облаштування робочого місця - покупки офісних меблів та оргтехніки, оплати зайвих офісних площ, різних соцвиплат, частини бухгалтерського обслуговування і т.д. При цьому на вас працюють досить професійні і кваліфіковані кадри, що несуть свою частку відповідальності за якість роботи.

Аутстаффінг - це висновок вашого робочого персоналу за штат фірми. Фактично люди продовжують у вас працювати, виконуючи колишні обов'язки, але юридично знаходяться на балансі компанії-партнера. Завдяки цьому ви можете істотно скоротити витрати на персонал (до 30%), знизивши кадрові та податкові витрати. Це зручний варіант не тільки для оптимізації витрат на персонал, але і для безболісного прийому на роботу іноземних громадян.

2. Поєднання функцій

Досить вдалий спосіб економії полягає в тому, щоб доплачувати своїм співробітникам за суміщення різних робочих функцій. Як приклад можна привести менеджера з продажу, що має юридичну освіту. Крім основної діяльності в якості продавця, він здатний переглядати та оформляти поточні договори. При цьому у невеликій компанії відпадає необхідність приймати штатного юриста. А деякі окремі випадки, що потребують уваги висококваліфікованого юриста, можна передавати на аутсорсинг. У підсумку, у виграші виявляються всі: співробітник отримує додаткові гроші, компанія - зниження витрат.

3. Дистанційна робота

В останнє десятиліття активно розвивається практика «віддаленої роботи», коли співробітник працює поза постійним місцем в офісі, найчастіше - вдома. Такий спосіб зниження витрат на персонал підходить, в основному, для видів діяльності, безпосередньо пов'язаних з комп'ютером. Роботодавцю це дає можливість заощадити на оренді офісних площ, покупці офісних меблів, іноді - на соцвиплати (наприклад, на оплату лікарняного). А якщо співробітник працює на власному комп'ютері - то і на покупці комп'ютерної техніки та програмного забезпечення.

Деякі компанії такий підхід використовують для власних співробітниць, які пішли в декретну відпустку. Завдяки цьому, фірма заощаджує на залученні нового працівника замість співробітниці, яка доглядає за дитиною. А у новоспеченої мами, в свою чергу, зберігається трудовий стаж і зарплата, що буває дуже важливо для молодих сімей. Звичайно, подібна методика може застосовуватися тільки на добровільних засадах, але найчастіше жінки «в декреті» бувають тільки раді можливості заробляти вдома.

4. Запрошення студентів вузів

Чимала частина витрат на персонал доводиться на пошук і навчання співробітників. І часто буває простіше і дешевше «виростити» власного гарного фахівця, ніж знайти підходящого на ринку праці. Відмінним доробком в цьому плані може стати залучення студентів з останніх курсів вузів. До закінчення навчання вони можуть працювати на півставки за строковим договором, одночасно набираючись досвіду. Потім у фірми будуть готові кваліфіковані фахівці, які не потребують додаткового навчання.

На чому не варто економити?

Існують певні чинники, на яких не рекомендується економити при оптимізації витрат на персонал. Оскільки в довгостроковій перспективі це може призвести до збитків.

Перш за все, мова йде про оснащення робочого місця: спроби заощадити на якості засобів виробництва неминуче обернуться на шкоду. Навпаки, краще вкладати гроші в модернізацію робочих інструментів для підвищення продуктивності праці.

Не менш значущим фактором є зарплата. Роботодавцям слід пам'ятати, що вона є найважливішим елементом мотивації для персоналу. І дуже важливо, щоб співробітники приходили на роботу з повною впевненістю в тому, що вони отримають свої «чесно зароблені». Як максимум, тут варто лише модернізувати співвідношення між фіксованими і змінними частинами доходу. Та й то, тільки в тих випадках, коли прибуток компанії безпосередньо залежить від діяльності конкретного працівника. Наприклад, менеджера з продажу. В ідеалі, варто продумати хорошу мотиваційну програму, яка стосувалася б усіх працівників.

Кого і як скорочувати?

Це складні й болючі питання, але знаходити відповіді на них все ж доводиться. При вирішенні проблеми «кого скорочувати» деякі фахівці пропонують умовно розділити персонал на дві групи:

• «Кадрове ядро» - це співробітники, які беруть участь в ключових бізнес-процесах фірми, що приносять максимальний прибуток, які мають унікальний досвід, дуже високу кваліфікацію і т.д. Одним словом, це персонал, без якого навряд чи можливо якісне виконання необхідної роботи. Знайти гідну заміну таких співробітників короткі терміни вкрай проблематично;

• «Кадрова периферія» - це всі інші працівники. Вони також несуть корисне навантаження, але в разі кризової ситуації компанія може без них обійтися без серйозних наслідків для справи.

Очевидно, що при оптимізації витрат на персонал слід скорочувати в першу чергу «кадрову периферію». Зрештою, знайти нових працівників у разі необхідності не складе труднощів.

Відповідь на питання «як скорочувати?» Лежить в площині трудового законодавства. Стаття 261 ТК РФ надає певні гарантії деяким групам працівників (вагітним жінкам, матерям-одиначкам і т.д.), що обов'язково слід враховувати.