Чому ми боїмося оптимізації?

Оптимізація штатної чисельності на підприємстві - міра неприємна, але частіше за все, вимушена.

11200

Коли по офісу проповзає слух про те, що гряде оптимізація, всі співробітники чомусь раптом починають метушитися, демонструвати надмірне завзяття своєму керівництву, підлабузнюватися і підлабузнюватися. Молоді і малодосвідчені працівники не завжди розуміють суть того, що відбувається - адже оптимізація - це гарне, позитивне слово, а, отже, буде оптимізовано = поліпшений робочий процес. Але пропалені офісні в'язні знають, що за словом «оптимізація» зазвичай ховається звільнення і скорочення штату.

Для чого потрібно проводити оптимізацію.

Оптимізація чисельності персоналу передбачає приведення штатної чисельності працівників у відповідність з реальними потребами в персоналі. Іншими словами, суть оптимізації - скоротити кількість працівників і, відповідно, фонд заробітної плати, до такої межі, коли підприємство зможе якісно виконувати свої обов'язки при мінімальному числі співробітників.

Оптимізація доречна, якщо в організації роздутий штат. Незважаючи на жорсткі умови бізнесу, і зараз така ситуація зберігається в багатьох компаніях. Десь так склалося історично, скажімо, колись організація обслуговувала 5000 клієнтів, через деякий час стала обслуговувати 2000, а штатну чисельність ніхто не переглянув. Роздуті штати часто зустрічаються в державних установах, де витрати на утримання персоналу ніхто не економить - відсутня особиста зацікавленість. Трапляється, що в приватній конторі багато місця створюються під близьких і родичів, які мало що роблять. Нерідко штат співробітників роздувається, щоб приховати неефективність роботи підприємства. «Ах, ми не отримуємо прибутку? Так це тому, що у нас немає директора по прорахунку залежності сезонних коливань на ринку збуту від снігу, дощу і ураганів! »Так з'являється новий директор, під нього набираються співробітники і т. Д. Ще однією причиною роздування штатів може стати наявність розгалуженої мережі філій. Наприклад, компанія має представництво в кожному районному місті. Спочатку там працює тільки вузькопрофільний фахівець, потім туди стає необхідний бухгалтер, потім - плановик, потім - секретар і так далі. При цьому функції дублюються в головному офісі, а працівники на місцях мало що роблять.

Часто штат розростається через те, що прийняти людину на роботу просто, а скоротити - складніше. Багато керівників і кадровики просто не бажають зв'язуватися з цим неприємним процесом, він тягне безліч складнощів і проблем. Так і вкорінюються на робочих місцях не найнеобхідніші для організації люди.

Оптимізацію проводять, якщо на утримання штату передбачається певна сума, яка не може бути збільшена. В такому разі звільнення персоналу може і не відбуватися. Можливо просто скорочення кількості ставок. Такого роду процеси часто відбуваються в навчальних закладах: людина веде роботу на дві ставки, отримуючи відповідну матеріальну винагороду, одну ставку скорочують, людина залишається працювати, але втрачає в зарплаті.

Ще однією причиною оптимізації часто стають зміни в корпоративній культурі, яку не хочуть приймати старі співробітники. Це стосується і змін умов праці, і вдосконалення засобів виробництва, і необхідності проведення інновацій в організації.

- Коли в компанії ввели електронну базу даних, яка самостійно здійснювала розрахунки з нашими споживачами, - каже працівник комунальної сфери Сергій, - виявилося, що для обслуговування системи не потрібно такої кількості працівників, як було раніше. Оптимізація штатної чисельності стала вимушеним заходом, і під неї потрапили, в першу чергу, співробітники, які не зуміли, та й не захотіли освоїти досить-таки складний інтерфейс нашої нової програми.
- Коли в компанії ввели електронну базу даних, яка самостійно здійснювала розрахунки з нашими споживачами, - каже працівник комунальної сфери Сергій, - виявилося, що для обслуговування системи не потрібно такої кількості працівників, як було раніше

Що потрібно зробити для проведення оптимізації

Найчастіше оптимізацію проводять «нові мітли». По-перше, у кожного боса є своє бачення організації праці, по-друге ж, мало хто з знову призначуваних керівників буває задоволений роботою попередника. При цьому на практиці досить рідко прораховується відсоток працівників, яких дійсно необхідно звільнити. Зазвичай оптимізація проходить або по емоційним критеріям (нам не потрібна людина з «старої гвардії»), або за принципом теорії ймовірності - кожен другий з департаменту або по дві людини з філії, а хто - вирішують керівники на місцях. Зазвичай «під ніж» йдуть співробітники допоміжного персоналу, а також підрозділів, які під час кризи найменш затребувані.

- У нашій компанії в 2008 році в зв'язку з кризою провели «оптимізацію», - каже інженер будівельної компанії Олександр. - Звільнили всіх «непрофільних» працівників: маркетолога, редактора корпоративної газети, а також людину, котра відповідала за харчування в організації. І на одну людину зменшили кожен відділ. Чесно кажучи, ніхто з решти ніяк х змін не помітив - всередині компанії все залишилося як було, але зате на плаву ми змогли втриматися.

В ідеалі, проводити оптимізацію потрібно, попередньо здійснивши кадровий аудит. Необхідно скласти детальну карту, де треба відобразити всі особливості нині працюючих співробітників: освіта, вік, досвід роботи тощо. Відбивши в такій карті функціональні обов'язки кожного, можна побачити, хто конкретно в компанії зайвий.

Не зайвим може бути і проведення внутрішньої атестації персоналу. Вона допоможе виявити здібності кожного і показати, хто дійсно потрібен на своєму робочому місці, а хто даремно просиджує штани на роботі.

Має сенс зрозуміти, які функції можна віддати на аутсорсинг. Наприклад, якщо компанія двічі на рік замовляє рекламні кампанії в ЗМІ, тримати в постійному штаті фахівця з реклами нераціонально. Простіше двічі на рік звертатися до профільних агентства.

Порівняйте свою штатну чисельність з ситуацією у успішних конкурентів. Якщо вони отримують прибуток більше, при цьому обходячись меншою кількістю співробітників, то варто задуматися.

Процес оптимізації штатної чисельності вимагає, крім прорахунку існуючої ситуації, ще й певною далекоглядності. Скільки разів бувало, що, скоротивши всі «непотрібні» одиниці, потім відбувалася, скажімо, реорганізація компанії і з'являлися незамінні посади, де ідеально б змогли працювати ті самі, звільнені. Але про це рідко хто і коли думає.

Методи проведення оптимізації

Існує два основні методи проведення оптимізації - жорсткий і м'який. Жорсткий увазі авторитарне доручення керівництва щодо скорочення частини персоналу. Все здійснюється за трудовим кодексом у встановлені терміни. Однак у такого методу більше недоліків, ніж переваг. По-перше, це негативно позначається на іміджі компанії; по-друге, при такій системі оптимізації великий ризик припуститися помилки; по-третє, процес скорочення негативно позначається на емоційному стані колективу і не є стимулюючим до роботи фактором; по-четверте, звільняти «своїх» - це не так просто, як вважають багато керівників.

Краще при необхідності проведення оптимізації користуватися м'якими методами звільнення. Серед них такі:

  • стимулювання звільнення осіб, які досягли пенсійного віку, за рахунок введення для них спеціальних пільг;
  • переведення працівників в інші бізнес-одиниці, забезпечення їм альтернативних місць роботи, організація централізованого пошуку роботи для співробітників;
  • стимулювання звільнення окремих категорій працівників за власним бажанням (з виплатою їм значних преміальних сум) та ін.

Проте, хочеться відзначити, що частіше за все керівництво організацій при необхідності оптимізації користується третьою групою способів - «видавлюванням» працівників. Кому-то створюються нестерпні умови праці, десь урізують зарплату або в рази збільшують кількість обов'язків; в деяких компаніях просто пускають чутки про прийдешнє скорочення і багато співробітників самі починають шукати нову роботу. Часто працівника просто запрошують до боса і кажуть «Якщо ви не звільнитеся, то у вас будуть проблеми». Людина розуміє, що йому не впоратися з авторитетом і можливостями керівника, і пише заяви «за власним бажанням».

Як правило, проведення оптимізації в компанії - захід вимушений і крайня. Але зустрічаються і ситуації, коли начальство проводить оптимізацію з метою перестраховки або виключно з любові до мистецтва. Таким керівникам хочеться нагадати, що нерідко способом підвищення ефективності роботи підприємства може стати перерозподіл функцій. Крім того, що цей захід може сприяти збільшенню прибутку, ротація персоналу ще й розширює робочі навички, і в результаті співробітник здатний поєднувати виконання різних функцій, що сприяє взаємозамінності, і в разі крайньої необхідності дозволить здійснити скорочення штатної чисельності в компанії без серйозних втрат якості.


Автор: Софія Асафьева

фото: yandex.ru

Помітили помилку? Виділіть мишкою фрагмент тексту з нею і натисніть Ctrl-Enter.


«Ах, ми не отримуємо прибутку?