1. Логістична експертиза
2. Розробка об'ємно-планувальних рішень
3. Визначення кількості та конструкції місць зберігання
4. Розробка алгоритмів ефективного розміщення товарів
5. Проектування технології роботи складу
6. Впровадження змін

У певний момент часу будь-яке підприємство, яке експлуатує складські площі, стикається з необхідністю змін в технологіях складування і вантажопереробки. Грамотний підхід до проектування і впровадження змін дозволить підвищити якість роботи складу при підтримці прийнятного рівня витрат на його оснащення і зміст.

Аналіз діяльності ряду дистриб'юторських компаній показує, що існує залежність між основними економічними показниками роботи компанії-дистриб'ютора і підходами до управління запасами і складами. В умовах зростання обороту компанії-дистриб'ютора помилки управління складськими процесами негативно позначаються на рівні задоволення попиту і тягнуть непропорційне зростання потреб в складських площах.

Своєчасне інвестування в реалізацію проектів, спрямованих на підвищення ефективності операційної діяльності, істотно дешевше «латання дірок» і виправлення наслідків серйозних помилок. Саме тому важливо попереджати проблеми, розвиваючи власний персонал і використовуючи кращу практику інших компаній.

Симптомами помилок управління складськими процесами є: дефіцит площ, неефективне використання обладнання і технічних ресурсів, високі витрати на зберігання і обробку вантажів, низька якість обслуговування клієнтів.

Завдання підвищення ефективності роботи складу, якщо він вже побудований і працює, здійсненна і без істотних інвестицій в обладнання та перебудову складського комплексу.

Грамотний підхід до опису процесів і розуміння значущості проблем управління складськими комплексами в значній мірі визначають ефект від подальшої модернізації технології роботи складу.

Перешкоди на шляху підвищення ефективності складських комплексів можна розділити на чотири групи: організаційні (функції, повноваження, зони відповідальності), технологічні (послідовність виконання операцій, методи та алгоритми), інформаційні (інформаційні системи обліку та обробки даних, засоби комунікації) і технічні (наявність техніки і обладнання, ступінь зношеності ресурсів, відповідність вимогам).

Вибираючи напрямок оптимізації складу, в першу чергу варто звернути увагу на вдосконалення організації процесів і технології виконання робіт - саме тут можливо відносно швидке отримання результату при використанні наявного обладнання.

До вирішення технічних і інформаційних завдань, які можуть бути здійснені в короткі терміни з відносно низькими вкладеннями коштів, можна віднести, наприклад, закупівлю рацій на складі для швидкого виклику необхідного співробітника, установку принтера для друку завдань у черзі в безпосередній близькості до зони приймання або відбору і т .п. Однак всі ці нововведення повинні бути підпорядковані загальній логіці роботи складу і плануються змін. Очевидно, що якщо на складі планується перехід на безпаперову технологію з використанням терміналів збору даних, то закупівля принтерів та рацій недоцільна.

Процес оптимізації складських технологій складається з декількох послідовних етапів: дослідження технологічних процесів (логістична експертиза), розробка об'ємно-планувальних рішень і проектування технології роботи складу, підготовка складу до впровадження змін і власне впровадження.

Логістична експертиза

Мета першого етапу - виявити ключові проблеми, вирішення яких дасть найбільш відчутний результат при мінімальних витратах ресурсів і часу.

Для досягнення мети слід визначити перелік бізнес-процесів, дослідити їх, провести оцінку і ранжування виявлених проблем. Як правило, можна виділити складські бізнес-процеси (приймання товарів, розміщення, комплектація і відвантаження замовлень, інвентаризація і т.п.) і суміжні процеси, які реалізують взаємодію складу і суміжних з ним підрозділів (управління запасами, закупівлі товарів, організація поставок товарів на склад і доставка замовлень клієнтів).

Існує безліч методик опису процесів. Один з найбільш простих і доступних - схема інформаційних потоків, в ході побудови якої відбувається виявлення проблем комунікації та управління, які дублюють або непотрібних операцій.

На малюнку 1 представлена ​​спрощена схема інформаційних потоків в процесі приймання товарів на склад однієї з компаній до проведення оптимізації.

Малюнок. 1. Документообіг при прийманні товарів на склад (спрощена схема)

В ході інтерв'ю з ключовими працівниками при складанні схеми процесу було виявлено кілька проблемних зон. Наведемо лише один приклад. Водій-експедитор надавав товаросопроводительную документацію менеджеру відділу закупівель для перевірки відповідності заявці, а потім передавав документи з дозволом відділу закупівель оператору складу. В інформаційну систему складу не надходила інформація про очікувану постачання, тому оператор складу змушений був готувати документ для приймання в той момент, коли автомобіль вже готовий до розвантаження. Для того щоб прискорити процедуру розвантаження і приймання, керівництву складу було дозволено здійснювати приймання по копії товаротранспортної накладної, а після від'їзду транспортного засобу зі складу заповнювати підготовлений оператором бланк, вносячи додаткову інформацію про терміни придатності і вагогабаритних характеристиках прийнятих товарів.

Одночасно з прийманням і оприбуткуванням товарів в інформаційній системі складу менеджер із закупівель виробляв оприбуткування товарів в корпоративній інформаційній системі. Інтеграція в режимі реального часу цих двох систем була відсутня. Синхронізація відбувалася раз на добу і використовувалася тільки для звірки даних про залишки.

Розглянемо часто зустрічаються проблеми складських процесів, що перешкоджають ефективній організації складування, обробки вантажів, виконання замовлень клієнтів.

У процесі приймання товарів на склад можуть виникнути такі організаційні та технологічні проблеми як нерівномірне навантаження на склад, великі трудовитрати на розвантаження при прийманню не паллетізірованного вантажу, приймання по копіям товаросупровідних документів, що не пристосованим для фіксування додаткової інформації. Для того ж етапу характерні інформаційні та технічні проблеми, наприклад, труднощі при ідентифікації товарів, що поступають, дефіцит підйомно-транспортної техніки, відсутність пандуса, дефіцит місткості зони для приймання і розміщення товару, що надходить, подвійне введення інформації про прихід в КІС і в АСУ складу.

При розміщенні товарів часто неефективно використовується місткість складу, відсутні регламентовані методи прийняття рішення про розстановку товарів; товар може безладно складуватися в зоні підлогового зберігання, оптимізація розміщення товарів на складі (ущільнення, консолідація) також не проводиться. Всі перераховані проблеми відносяться до розряду організаційних. Основними інформаційними проблемами розміщення називають відсутність обліку в інформаційній системі пересувань товару по складу, фіксування термінів придатності, партій, серій та інших характеристик, що впливають на послідовність відбору, а значить і на розміщення товарів на складі.

Комплектація і відвантаження часто супроводжуються великою кількістю технологічних проблем, серед яких спільне зберігання різних товарів (або ідентичних товарів з різними термінами придатності), яке тягне за собою помилки при підборі; відбір штуками і коробами з будь-палети в зоні резервного зберігання (багато «розкритих» палет); несвоєчасне поповнення товаром зони відбору; авральні роботи при комплектації термінових замовлень або додаткових замовлень клієнтів, що надійшли безпосередньо перед відвантаженням; Не розроблено маршрути комірників і відсутність частини номенклатури в місцях зберігання, доступних для відбору коробами і штуками без використання технічних засобів. Значні витрати часу на пошук необхідного товару внаслідок неактуальною інформації в базі даних складу і невідповідність типорозмірів осередків весогабарітнимі характеристикам товарів, нормативу запасу і показником оборотності - головні інформаційно технічні проблеми процесу комплектації і відвантаження.

Суміжні по відношенню до складу процеси, до яких експерти відносять закупівлі, управління запасами, продажу, доставку товарів клієнтам, також повинні бути ретельно проаналізовані.

Так, наприклад, в процесі закупівель і управлінні запасами експертне, інтуїтивне визначення асортименту та обсягу поставок часто призводить до накопичення зайвих або неліквідних запасів. А відсутність інформації про незадоволений попит - до дефіциту товарів на складі. Ще одна організаційна проблема процесу закупівель і управління запасами - використання помилкового алгоритму прийняття рішень про обсяг закупівель, що призводить до накопичення зайвих запасів. До числа основних інформаційних проблем можна також віднести відсутність роботи з аналізу якості роботи постачальників (немає статистики недовезення, повернень, недовкладень).

В процесі продажів і доставки можуть виникати організаційні проблеми, до яких відносяться аврали при обробці замовлень для філій і оптовиків (замовлення термінові і великі) і реєстрація кількох замовлень для одного клієнта (на одну адресу доставки, на одну дату відвантаження) без об'єднання перед надходженням на склад. Нарешті, перерахуємо основні інформаційні проблеми процесу продажів і доставки: в інформаційній системі не відбивається готовність замовлення для відвантаження, не ведеться статистика по недовезення і проблем виникли при доставці, не ведеться облік повернень і їх причин, дані по залишкам можуть не відповідати реальній ситуації на складі , менеджери з продажу бачать в інформаційній системі залишок товару, а не доступне для продажу кількість.

Виявлені на етапі аналізу проблеми ранжуються з урахуванням ступеня їх впливу на продуктивність, витрати, якість обслуговування клієнтів, і визначається найбільш вигідна послідовність їх вирішення. Це забезпечить отримання максимального ефекту від проведених змін.

Розробка об'ємно-планувальних рішень

Як правило, серед найпоширеніших проблем найбільш критичними є неефективне використання простору складу або окремих його зон, невідповідність параметрів складських приміщень інтенсивності товаропотоку.

Процес розробки планування складу починається з визначення кількості та конструкції місць зберігання з урахуванням вагогабаритних характеристик вантажів, які зберігаються і параметрів руху товару. Наступний етап - зонування складу і розробка моделі потоків товарів по зонах складу. На заключному етапі розробляються алгоритми ефективного розміщення товарів по місцях зберігання, маршрути комплектації, пересування.

Визначення кількості та конструкції місць зберігання

Для розрахунку оптимальної конструкції і необхідної кількості місць зберігання на складі використовуються значення нормативів запасів, вагові та габаритні характеристики упаковок товарів і необхідні умови зберігання.

Для всіх типорозмірів місць зберігання, використовуваних на складі або плануються до використання, розраховується коефіцієнт заповнення товаром за вагою і за обсягом. При цьому аналіз проводиться по кожному товару. Оптимальними вважаються місця зберігання з найбільшими коефіцієнтами заповнення.

На підставі інформації про нормативи запасів визначається, скільки місць зберігання потрібно для кожного товару в зоні зберігання і в зоні комплектації. Потім місця зберігання, розраховані для товарів, групуються за умовами зберігання для отримання підсумкових значень параметрів зон складу.

Такий підхід до проектування місць зберігання дозволяє максимально ефективно використовувати простір складу, дотримати баланс між вартістю складського обладнання і задоволенням усіх вимог обробки та зберігання товарів, стандартизувати місця зберігання на складі.

Параметри інших технологічних зон (вантажно-розвантажувальних робіт, приймання, комплектації, відвантаження) визначаються на підставі даних про середньодобових поставках і відвантаження, обсяг і типорозмірах надходять і відвантажуються.

Розробка алгоритмів ефективного розміщення товарів

Розробка алгоритмів ефективного розміщення товарів по місцях зберігання, пересування товарів всередині складу, маршрутів комплектації також проводиться на даному етапі і спрямована на підвищення ефективності використання складського простору, скорочення часу комплектації замовлень, простоїв техніки, черг.

Принципи розміщення товарів на складі залежать від способу комплектації замовлень. Для скорочення часу комплектації товари в зоні зберігання можуть бути згруповані, наприклад, за габаритами упаковки товару або за швидкістю продажів товарів і оборотності. Кожній зоні на складі можуть бути притаманні характерні правила розміщення і комплектації. Їх реалізація здійснюється за допомогою механізму призначення рейтингу осередкам в системі автоматизації складу , А також за допомогою системи нумерації зон, областей і осередків.

Проектування технології роботи складу

Мета цього етапу оптимізації складських технологій - найкращий розподіл функцій, повноважень і зон відповідальності персоналу складу на основі процесного підходу, що дозволить забезпечити прозорість складських процесів і підвищити їх керованість, забезпечити необхідний рівень якості виконання замовлень клієнтів

Всі плановані операції на складі підлягає ретельному опрацюванню і опису в вигляді робочих інструкцій з урахуванням того, що всі операції з товаром на складі повинні бути відображені в документах і інформаційній системі. Бажано використання стандартних (для компанії) форм внутрішніх документів, що дублюють операції повинні бути виключені; необхідно призначити співробітника, відповідального за процес / операцію. Слід проводити реєстрацію і накопичення інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, моніторингу роботи складу - функціонал системи автоматизації складу повинен бути використаний максимально.

Спочатку визначається укрупнений перелік всіх процесів на складі, серед яких можна виділити регулярні операції, що виконуються щодня, і періодичні операції. До регулярних операціями відносяться планування роботи зміни, розвантаження і приймання товару, маркування товару, його розміщення та внутрішні переміщення, відбір замовлень та збирання комплектів, повторний перерахунок відібраних замовлень, їх упаковка та розміщення в зоні комплектації з консолідацією по маршрутам відправки, відвантаження товару, регулярна повна інвентаризація і т.п.

Періодичні операції, що виконуються в разі появи нестандартних ситуацій, також підлягають формалізації. Періодичними є такі операції як обробка некондиційного товару, організація повернення постачальнику, виявлення і робота з браком, виявленим в процесі зберігання, вибіркова інвентаризація по артикулах або місць зберігання, організація додаткового відбору товару при виявленні можливих помилок, приймання повернення від клієнта і т.п.

Для кожної з перерахованих операцій складається робоча інструкція, яка включає в себе докладний опис складу робіт по кожній операції, виконавців, необхідну інформацію для виконання операції та вихідні документи, що використовуються технічні засоби.

Наприклад, процес приймання товарів на склад, представлений на малюнку 2, було трансформовано в такий спосіб (див. Рисунок 2). Обмін даними між КІС і АСУ складу і надання інформації про очікувані постачання відділом закупівель дозволило істотно зменшити паперовий документообіг, а також скоротило час на підготовку складу до приймання товарів і обліку даних в інформаційній системі.

Малюнок. 2. Документообіг при прийманні товарів на склад (спрощена схема)

Формування організаційно-управлінської структури складу проводиться з урахуванням розроблених технологічних процесів.

Проведені зміни сприяють централізації, поліпшенню взаємодії між співробітниками, зростання відповідальності в області операційного управління, рівномірному розподілу навантаження на персонал складу.

Знаючи перелік операцій і обсяг робіт на кожній з них, використовуючи нормативи виконання робіт, можна обчислити необхідну кількість персоналу в кожній зміні, а також точна кількість навантажувачів, штабелерів, гідравлічних візків, ліфтів, драбин, воріт, сканерів штрих-коду, робочих місць оператора і т . Д.

Впровадження змін

Проект оптімізації технології роботи складу можна вважаті вдалині только после Впровадження всех змін. Оптимізація складу незмінно тягне за собою необхідність доопрацювання інформаційної системи. Тому першим кроком при впровадженні нової технології буде постановка завдання для вдосконалення ІТ підтримки системи управління. Паралельно з її доопрацюванням можна провести необхідні зміни топології складу, а також навчання персоналу.

Контроль впровадження змін, своєчасне коректування рішень, тестування впроваджуваних елементів інформаційної системи, розробка функціональних інструкцій, навчання персоналу - у всіх перерахованих завданнях обов'язково повинні брати участь фахівці, автори рішень і заходів. Важливо також відзначити роль експертів-логістів як в рішенні спеціальних логістичних завдань, так і в розробці технічного завдання для модернізації (або розробки) складської інформаційної системи. Використання зусиль експертів-логістів на етапі впровадження змін технологічного процесу на складі дозволить істотно знизити ризики перехідного етапу, підготувати персонал і отримати максимальний ефект від змін складських технологій за порівняно короткий термін.

Ольга Каверіна, AXELOT

Менеджери AXELOT будуть раді відповісти на всі питання по тел. +7 (495) 961-26-09 . Також ви можете написати нам через форму зворотного зв'язку .