Ostatecznym celem każdej firmy jest osiąganie zysków, dlatego firmy i organizacje zawsze dążą do zwiększenia przychodów i obniżenia kosztów. Jest to kwestia efektywności ekonomicznej, rentowności biznesu. Praktyka pokazuje, że w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku zwykle łatwiej jest obniżyć koszty niż podnieść przychody firmy. Jednym ze skutecznych sposobów obniżenia kosztów jest optymalizacja kosztów personelu.

Istnieją dwie możliwości zmniejszenia kosztów personelu:

• optymalizacja personelu. Jest to redukcja personelu, ale muszą być spełnione dwa warunki. Po pierwsze, pomimo redukcji, konieczne jest osiągnięcie gwarantowanej wydajności programu produkcyjnego. Po drugie, koszty personelu muszą mieścić się w ustalonej z góry wysokości;

• optymalizacja przepływu pracy. Są to poprawa organizacji pracy, modernizacja personelu, przyciąganie bardziej wydajnych technologii, bardziej ekonomiczne podejście do wykorzystania powierzchni biurowej itp. W ten sposób możliwe jest znaczne obniżenie kosztów ekonomicznych i organizacyjnych związanych z personelem.

W każdym razie optymalizacja kosztów personelu powinna być traktowana jako oddzielny projekt, który należy dokładnie zaplanować. Konieczne jest określenie rzeczywistego stanu rzeczy pod względem kosztów personelu, obliczenie poziomu obciążenia pracą pracowników, wydajności pracy i innych czynników. Po szczegółowej analizie można opracować środki mające na celu zmniejszenie kosztów związanych z personelem.

Co możesz zaoszczędzić

Koszty pracownicze to nie tylko wynagrodzenia i opłaty płacowe, ale także cała lista innych kosztów.

Dodatkowe koszty obejmują:

• koszty pakietu socjalnego i świadczenia pracownicze;

• wydatki na aranżację i utrzymanie miejsca pracy;

• koszty wyboru kandydatów, szkolenia i przekwalifikowania pracowników;

• koszty środków bezpieczeństwa;

• koszty księgowe;

• wydatki na imprezy firmowe;

• inne koszty w zależności od specyfiki firmy.

Zatem optymalizacja liczby pracowników prowadzi do znacznego zmniejszenia nie tylko głównych, ale także dodatkowych kosztów.

Sposoby optymalizacji kosztów personelu

Rozważ główne ogólne kierunki, w których możesz zoptymalizować koszty personelu organizacji.

1. Modernizacja struktury organizacyjnej

Jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów na obniżenie kosztów. Obejmuje zniesienie zbędnych pozycji, identyfikację i eliminację duplikatów funkcji, rezygnację z działań, które nie tworzą wartości dodanej.

2. Usunięcie pracowników dla personelu

Ten kierunek może obejmować outsourcing lub personel zewnętrzny , a także inne metody usuwania pracowników dla pracowników. Przy odpowiednim podejściu oszczędności tutaj mogą być dość znaczące.

3. Optymalizacja systemu płac

Chodzi o to, aby zmaksymalizować zależność płac od wyników pracy. Lepiej jest to robić stopniowo, stopniowo zmniejszając stałą część dochodu i podnosząc jego zmienną część. Takie podejście służy zwiększeniu motywacji pracowników, przyczynia się do poprawy wydajności pracy.

4. Obniżenie kosztów działalności

Obszar ten obejmuje odrzucenie niepotrzebnych usług, tworzenie mobilnych miejsc pracy, wprowadzenie harmonogramów pracy zmianowej, optymalizację powierzchni biurowej. Obejmuje to również oszczędności na różne ciekawostki związane z personelem (połączenia międzymiastowe, ruch internetowy itp.).

Kilka sprawdzonych metod pracy

1. Outsourcing i outstaffing

Usługi outsourcingu pracowniczego nie pierwszy rok jest w rosnącym popycie. Powierzając część swojej pracy profesjonalnemu partnerowi, eliminujesz wszystkie dodatkowe koszty związane z obsługą pracowników. Właściwie to wynajem personelu bez rejestracji w firmie i płacisz tylko „czynsz” według ustalonej stawki. Nie ma potrzeby organizowania miejsca pracy - kupowanie mebli biurowych i sprzętu biurowego, płacenie za dodatkową powierzchnię biurową, różne świadczenia socjalne, części usług księgowych itp. Jednocześnie masz wystarczająco dużo profesjonalnego i wykwalifikowanego personelu, który ponosi część odpowiedzialności za jakość pracy.

Outstaffing - to wycofanie personelu pracującego dla pracowników firmy. W rzeczywistości ludzie nadal pracują dla Ciebie, wypełniając swoje poprzednie obowiązki, ale są prawnie zarejestrowani w bilansie firmy partnerskiej. Dzięki temu można znacznie obniżyć koszty osobowe (do 30%) poprzez zmniejszenie kosztów osobowych i podatkowych. Jest to wygodna opcja nie tylko dla optymalizacji kosztów personelu, ale także dla bezbolesnej rekrutacji obcokrajowców.

2. Łączenie funkcji

Dobrym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy jest płacenie dodatkowym pracownikom za łączenie różnych funkcji roboczych. Przykładem jest kierownik sprzedaży z wykształceniem prawniczym. Oprócz głównej działalności jako sprzedawca jest w stanie przeglądać i sporządzać aktualne umowy. W tym przypadku mała firma eliminuje konieczność podjęcia pracy w pełnym wymiarze czasu pracy prawnika. Niektóre indywidualne przypadki wymagające uwagi wysoko wykwalifikowanego prawnika można zlecić na zewnątrz. W rezultacie wszyscy wygrywają: pracownik otrzymuje dodatkowe pieniądze, firmę - zmniejszenie kosztów.

3. Praca zdalna

W ostatniej dekadzie praktyka „zdalnej pracy” aktywnie się rozwijała, gdy pracownik pracuje poza stałym miejscem w biurze, najczęściej w domu. Ten sposób zmniejszenia kosztów osobowych jest odpowiedni głównie dla działań związanych z komputerami. Dla pracodawcy pozwala to zaoszczędzić na wynajmie powierzchni biurowej, zakupie mebli biurowych, a czasami na świadczeniach socjalnych (na przykład na wynagrodzeniu szpitalnym). A jeśli pracownik pracuje na własnym komputerze, kupi także sprzęt i oprogramowanie komputerowe.

Niektóre firmy stosują to podejście do własnych pracowników, którzy poszli na urlop macierzyński. Dzięki temu firma oszczędza na przyciąganiu nowego pracownika w zamian za pracownika, który dba o dziecko. Z kolei nowo utworzona matka zachowuje staż pracy i wynagrodzenie, co jest bardzo ważne dla młodych rodzin. Oczywiście taka technika może być stosowana tylko na zasadzie dobrowolności, ale najczęściej kobiety „na urlopie macierzyńskim” cieszą się tylko z możliwości zarabiania w domu.

4. Zapraszanie studentów

Duża część kosztów personelu związana jest z wyszukiwaniem i szkoleniem pracowników. Często łatwiej i taniej jest „wyhodować” swojego dobrego specjalistę, niż znaleźć odpowiedni na rynku pracy. Świetnym początkiem w tym zakresie może być zaangażowanie studentów z ostatnich kursów uniwersyteckich. Do czasu ukończenia studiów mogą pracować w niepełnym wymiarze godzin na podstawie umowy na czas określony, zdobywając doświadczenie. Następnie firma będzie miała gotowych wykwalifikowanych specjalistów, którzy nie potrzebują dodatkowego szkolenia.

Co nie jest warte oszczędzania?

Istnieją pewne czynniki, których nie zaleca się oszczędzać, optymalizując koszty personelu. Ponieważ na dłuższą metę może to prowadzić do strat.

Przede wszystkim mówimy o wyposażeniu miejsca pracy: próby oszczędzania na jakości środków produkcji nieuchronnie staną się szkodliwe. Wręcz przeciwnie, lepiej inwestować w modernizację narzędzi pracy, aby zwiększyć wydajność.

Nie mniej ważnym czynnikiem jest wynagrodzenie. Pracodawcy powinni pamiętać, że jest to istotny element motywacji pracowników. I bardzo ważne jest, aby pracownicy przychodzili do pracy z pełnym przekonaniem, że otrzymają „uczciwie zarobione”. W maksymalnym zakresie konieczna jest jedynie modernizacja stosunku stałych i zmiennych części dochodu. A nawet wtedy tylko w tych przypadkach, gdy zysk firmy zależy bezpośrednio od działalności konkretnego pracownika. Na przykład kierownik sprzedaży. Najlepiej byłoby pomyśleć o dobrym programie motywacyjnym, który miałby zastosowanie do wszystkich pracowników.

Kto i jak ciąć?

Są to trudne i bolesne pytania, ale wciąż musisz znaleźć odpowiedzi. Podczas rozwiązywania problemu „kogo ciąć” niektórzy eksperci sugerują warunkowe podzielenie personelu na dwie grupy:

• „Rdzeń personelu” to pracownicy uczestniczący w kluczowych procesach biznesowych firmy, przynoszący maksymalny zysk, posiadający unikalne doświadczenie, bardzo wysokie kwalifikacje itp. Krótko mówiąc, jest to personel, bez którego trudno jest wykonać niezbędne prace wysokiej jakości. Znalezienie godnego zastępcy dla takich pracowników w krótkim czasie jest niezwykle problematyczne;

• „Urządzenia peryferyjne” to wszyscy inni pracownicy. Niosą też ładunek, ale w razie kryzysu firma może się bez nich obejść bez poważnych konsekwencji dla sprawy.

Oczywiście, optymalizując koszty osobowe, należy przede wszystkim zmniejszyć „peryferia personelu”. Ostatecznie znalezienie nowych pracowników, jeśli to konieczne, nie jest trudne.

Odpowiedź na pytanie „jak ciąć?” Leży w płaszczyźnie prawa pracy. Artykuł 261 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej zapewnia pewne gwarancje niektórym grupom pracowników (kobietom w ciąży, samotnym matkom itp.), Które należy wziąć pod uwagę.